Organización de reuniones y eventos

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1. Organización de reuniones

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1.1 Tipos de reuniones:

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1.1.1 De información: ascendente, descendente y horizontal comisiones de trabajo, grupos de decisión.

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1.1.2 Ordinarias

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1.1.3 Extraordinarias.

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1.1.4 Formales.

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1.1.5 Medias grupos de calidad, comité de empresa, reunión de ventas.

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1.1.6 Informales reunión departamento, planning semanal y otros.

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1.1.7 Internas junta directiva, asamblea, aprobación presupuestos, consejo de administración, comité directivo, junta de accionistas.

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1.1.8 Externas mesa redonda, conferencia, congreso, coloquio, convención, simposio, negociación.

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1.2 Planificación de las reuniones.

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1.3 Preparación de las reuniones.

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1.3.1 Objetivos: intercambio de ideas o de información, toma de decisiones, elaboración de estrategias, distribución y coordinación de tareas, comunicación de temas de interés.

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1.3.2 Presupuesto.

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1.3.3 Registro de fechas en agendas.

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1.3.4 Lista de control.

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1.3.5 Lista de participantes.

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1.3.6 Material de apoyo pizarra adhesiva, de papel o magnética, cañón de luz, retroproyector, televisión, vídeo, presentaciones, gráficos, diapositivas

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1.3.7 Tarjetas colocación de los integrantes precedencias.

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1.3.8 Logística: Sala luz, ruido, tamaño, mesas, visibilidad, distribución de asientos, temperatura y ventilación, catering, medios audiovisuales e informáticos, decoración, seguridad, reserva de hoteles, transporte, restauración, recursos humanos y outsorcing.

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1.4 Terminología utilizada en reuniones, juntas y asambleas.

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1.4.1 Orden del día.

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1.4.2 Convocatoria dentro o fuera de la empresa. Texto de la convocatoria.

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1.5 El desarrollo de la reunión. Etapas de una reunión. Duración, pausas, - almuerzo y otros).

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1.6 Tipología y funciones de los participantes en una reunión. Dirección, secretario, moderador, tesorero, vocales, presentador, proveedor, cliente, y otros-.

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1.7 El papel de la secretaria el día de la reunión. Preparar, comprobar, atender.

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1.8 La evaluación de la reunión. Actuaciones posteriores a la reunión:

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1.8.1 Cuestionario de evaluación.

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1.8.2 Acta resumen elaboración borrador, envío, libro de actas.

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1.8.3 Informe.

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1.8.4 Informe económico.

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1.8.5 Seguimiento de acuerdos.

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1.8.6 Archivo del dossier de la reunión.

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2. La negociación

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2.1 Elaboración de un plan de negociación.

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2.2 Tipos o niveles:

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2.2.1 Interpersonal.

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2.2.2 Empresarial.

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2.2.3 Política.

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2.3 Participantes.

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2.3.1 Directamente.

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2.3.2 Con representantes.

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2.3.3 Con conciliador, mediador o árbitro.

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2.4 Fases de la negociación:

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2.4.1 Preparación: obtención de información, diagnóstico de la situación, valoración del poder de negociación, fijación de objetivos, planeamiento de la estrategia.

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2.4.2 Gestión: creación de un clima agradable, avance y afianzamiento, replanteamiento de los objetivos, entendimiento y acuerdo.

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2.4.3 Cierre. Documentación del acuerdo.

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2.5 Recursos psicológicos en la negociación:

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2.5.1 Asertividad.

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2.5.2 Autoconocimiento.

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2.5.3 Autoestima.

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2.5.4 Las pequeñas cesiones.

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2.5.5 Las buenas maneras.

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2.6 Análisis de los procesos y estrategias de negociación en la empresa.

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2.7 Los presupuestos y contratos:

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2.7.1 Los presupuestos, implicaciones legales.

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2.7.2 Contrato de compraventa mercantil, de suministro, de servicios y de obra.

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2.7.3 Contenido del contrato. Cláusulas y aspectos más destacados de cara a la negociación.

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3. Organización de eventos

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3.1 Objetivos

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3.2 Presupuesto.

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3.3 Tipos de eventos atendiendo a su ámbito.

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3.3.1 Congresos y conferencias.

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3.3.2 Visitas guiadas.

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3.3.3 Visitas de delegaciones extranjeras.

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3.3.4 Visitas de otras empresas o instituciones.

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3.3.5 Inauguraciones y aniversarios.

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3.3.6 Entregas de premios.

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3.3.7 Asambleas.

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3.3.8 Conferencias.

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3.3.9 Exhibiciones comerciales o ferias (temporales o permanentes).

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3.3.10 Colocaciones de primera piedra y botaduras.

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3.3.11 Juntas de accionistas

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3.3.12 Seminarios, foros y simposios.

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3.3.13 Ruedas y comunicados de prensa.

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3.4 Informe del proyecto pormenorizado de la organización del evento.

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3.4.1 Lugar.

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3.4.2 Fecha y horarios.

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3.4.3 Calendario de actos.

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3.4.4 Recursos económicos. Estimación real de los medios.

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3.4.5 Asistentes confirmaciones, anulaciones, en reserva.

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3.4.6 Logística: Sala luz, ruido, tamaño, mesas, visibilidad, distribución de asientos, temperatura y ventilación, catering, medios audiovisuales e informáticos, decoración, seguridad, reserva de hoteles, transporte, restauración, recursos humanos y outsorcing.

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3.4.7 Material de apoyo pizarra adhesiva, o magnética, rotafolio, cañón de luz, retroproyector, televisión, vídeo, presentaciones, gráficos, diapositivas.

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3.4.8 Tarjetas -colocación de los integrantes- precedencias.

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3.4.9 La documentación previa de los eventos: invitación, convocatoria, saluda, la credencial, dossier, folleto informativo, programa.

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3.4.10 La documentación posterior al evento: informe, resultados económicos, la certificación del evento.

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3.5 Listado de comprobaciones.

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3.6 El papel de la secretaria el día del evento Preparar, comprobar, atender.

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3.7 Condiciones técnicas requeridas al bien o servicio contratado:

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3.7.1 Calidad.

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3.7.2 Plazos y medios de entrega.

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3.7.3 Acuerdos verbales o contractuales.

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3.7.4 Servicios post-venta.

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3.8 Condiciones económicas requeridas al bien o servicio contratado:

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3.8.1 Precios de mercado.

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3.8.2 Condiciones y plazos de pago.

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3.8.3 Descuentos y bonificaciones.

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3.9 Medios de cobro y pago, convencionales y telemáticos:

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3.9.1 Monedas y billetes -normativa vigente para la entrada y salida de ciertas cantidades del país-.

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3.9.2 Tarjetas bancarias -crédito y débito.

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3.9.3 Cheques de viaje y euro-cheques.

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3.9.4 Transferencia y domiciliación bancarias.

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3.9.5 Empresas dedicadas al envío de dinero.

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3.9.6 Internet.

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3.9.7 Medios internacionales de pago básicos.

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3.10 Documentos de cobro y pago.

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3.10.1 Notas de entrega y albaranes.

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3.10.2 Facturas -pro-forma y definitiva-.

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3.10.3Los libros de registro relativos a la gestión de tesorería -libro auxiliar de caja, arquero de caja, libro auxiliar de bancos y conciliación bancaria.

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4. El protocolo empresarial.

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4.1 Tratamientos dentro de la empresa.

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4.1.1 Uso del “tú” y del “usted”.

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4.1.2 Tratamiento en la recepción de personalidades y autoridades.

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4.2 Recepción de las visitas.

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4.2.1 El saludo y las presentaciones.

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4.2.2 Obligaciones con los visitantes.

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4.2.3 La precedencia en pasillos y escaleras.

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4.2.4 Las esperas.

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4.2.5 La puntualidad.

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4.3 El restaurante como parte de la oficina.

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4.3.1 Tipos de agasajos: desayuno de trabajo, coffee break, brunch, vino español, brindis, almuerzo, snack, cena, recepción o cóctel.

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4.3.2 Reglas que gobiernan la comida. Tipos de mesas negociación, firma de acuerdos- y ornamentación.

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4.3.3 La atención al invitado. Colocación de los asistentes -anfitrión, precedencias, presidencias, autoridades y personalidades-.

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4.4 RD.2099/83 Ordenamiento General de Precedencias en el Estado.

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4.4.1 Clasificación -carácter general y especial- y presidencia de los actos.

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4.4.2 Normas de precedencia.

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4.5 El regalo en la empresa.

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4.5.1 Obsequiados y obsequiantes.

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4.5.2 Fiestas de Navidad, cumpleaños, antigüedad, jubilaciones, visitas, campañas.

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4.6 La etiqueta en hombres y mujeres.

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4.7 Ubicación correcta de los símbolos:

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4.7.1 Banderas –ordenaciones.

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4.7.2 Himnos, escudos y condecoraciones.

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4.8 La imagen y la empresa.

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4.8.1 Estilo, operaciones y campañas.

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4.8.2 La identidad corporativa. Mensajes verbales, simbolismo, el logo, comportamiento, la opinión pública.

Requisitos

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CARACTERÍSTICAS

Organización de reuniones y eventos
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Semipresencial
Lugar: Comarcal
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Categoría: AdministraciÃ³n y gestiÃ³n

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